Es la primera pregunta en casi todas las reuniones, así que merece una respuesta pública y honesta: depende — pero se puede acotar mucho más de lo que suele hacerse.
Los tres rangos habituales
Los importes que siguen son rangos orientativos del sector, no las tarifas de ideas10. Cada proyecto se presupuesta a medida según lo que necesitas — sirven solo para que te hagas una idea de magnitud.
Automatización simple: unos cientos de euros. Un flujo que conecta dos herramientas con una lógica directa: "cuando llega un formulario, crea el contacto y envía este email", "cuando emites factura, archívala y anótala". Se construye en días.
Automatización media: entre mil y varios miles. Procesos con varias herramientas, condiciones y excepciones: sincronizar un catálogo entre tu gestión y tu tienda online, un circuito completo de pedidos, la cualificación automática de leads. Suele ser el rango donde está la mejor relación ahorro/inversión.
Sistema a medida: a partir de varios miles. Cuando lo que necesitas no es un flujo sino una pieza de infraestructura: un dashboard con todos tus datos centralizados, un portal interno, un agente de IA entrenado con tu catálogo. Se presupuesta por fases, con entregas parciales.
A esto se suma un coste de uso mensual pequeño (las licencias de las herramientas de automatización y, si hay IA, el consumo del modelo) que en una pyme normal son decenas de euros al mes, no cientos.
De qué depende el precio de verdad
- Cuántas herramientas se conectan y si tienen buena API. Conectar dos programas modernos es rápido; pelearse con un software antiguo sin API multiplica las horas.
- Cuántas excepciones tiene el proceso. El flujo feliz es barato; los "¿y si el cliente no contesta?", "¿y si el pago falla?" son donde está el trabajo real — y donde se nota quién lo hace bien.
- Qué pasa si falla. No cuesta lo mismo un aviso interno que un proceso que toca facturación: el segundo lleva más control de errores, y debe llevarlo.
- El estado de tus datos. Si tu catálogo o tus clientes están en tres sitios con formatos distintos, parte del proyecto es ordenarlos. Eso no es un sobrecoste: es valor que te queda.
La cuenta que importa: la amortización
El precio solo tiene sentido frente a lo que ahorra. La cuenta rápida:
Horas a la semana que consume la tarea × coste/hora de quien la hace × 52 semanas.
Si prefieres no hacer la cuenta a mano, la calculadora de ahorro te la hace en 30 segundos.
Una tarea de 4 horas semanales hecha por alguien cuyo coste ronda los 20 €/hora son más de 4.000 € al año. Frente a eso, una automatización de rango medio se amortiza en pocos meses — y el ahorro se repite cada año. Y eso sin contar lo que no sale en la cuenta: menos errores, respuesta más rápida al cliente y un negocio que no se para si tú no estás.
Cómo evitar pagar de más
- Empieza por el proceso que más se repite, no por el más vistoso.
- Pide presupuesto cerrado por fases, con criterio de "hecho" claro en cada una.
- Exige documentación. El sistema debe quedar explicado para que cualquier técnico pueda mantenerlo. Si solo lo entiende quien lo hizo, no es tuyo.
- Desconfía de los paquetes cerrados. Cada negocio repite tareas distintas; lo que a otro le ahorra mil horas a ti puede no servirte.
En mi caso el proceso es el que describo en cómo trabajo: análisis gratuito, hoja de ruta con precios por fase, y solo se construye lo que sale a cuenta. Si quieres saber en qué rango caería tu caso, cuéntamelo aquí — la respuesta a veces es "esto no te compensa automatizarlo", y también te la llevas gratis.